Conditions générales de services
VivaTempo

Entre

Short Édition, SAS immatriculée au RCS de Grenoble n° 530 552 009, siège social : 12 rue Ampère, 38000 Grenoble, représentée par M. Christophe SIBIEUDE, Président, ci-après « VivaTempo »,

Et le Client (établissement de santé, EHPAD, maison de santé, association ou structure apparentée), ci-après « le Client ».

VivaTempo et le Client sont individuellement une « Partie », ensemble les « Parties ».

Préambule

VivaTempo fournit en mode SaaS une solution de gestion, suivi et évaluation des soins supports, de l’éducation thérapeutique du patient (ETP) et de l’activité physique adaptée (APA) au sein d’hôpitaux, EHPAD et maisons de santé. Les présentes Conditions Générales de Services (CGS) régissent l’accès et l’utilisation de la Solution et des Services. Elles prévalent sur tout document antérieur. La nullité d’une clause n’affecte pas le reste. Les notifications se font par email avec confirmation de réception/lecture ou par courrier recommandé.

1. Définitions (principales)

Solution/Plateforme : logiciel VivaTempo accessible via navigateur web et/ou app mobile. Services : prestations associées (hébergement, maintenance, support, mises à jour, ateliers). Compte Client : espace d’administration du Client. Établissement : périmètre fonctionnel rattaché au Compte Client. Utilisateur : personne habilitée par le Client (administrateur, coordinateur/animateur, lecteur). Anomalie : non-conformité reproductible empêchant l’usage normal (critique/majeure/mineure). Données à Caractère Personnel / Données de Santé : au sens du RGPD. Jour Ouvré : lundi–vendredi, 8h–18h (heure de Paris).

2. Objet

Définir les conditions d’abonnement, d’accès et d’utilisation de la Solution et des Services fournis par VivaTempo.

3. Commande et formation du Contrat

3.1 Bon de Commande : précise modules, nombre d’établissements/utilisateurs, durée et prix.

3.2 Acceptation : signature (y compris électronique), ou première utilisation des Services.

3.3 Signature électronique : reconnue au sens des art. 1366 s. du Code civil ; valeur probante équivalente à la signature manuscrite.

4. Durée – Reconduction

L’abonnement prend effet à la mise à disposition du Compte Client. Mensuel : reconduction tacite par périodes d’1 mois ; préavis de 1 mois pour résiliation. Annuel : durée initiale 1 an, reconduction tacite annuelle ; préavis de 3 mois avant échéance. Toute résiliation anticipée hors cas prévus à l’art. 20 entraîne la facturation des sommes dues jusqu’à l’échéance.

5. Accès – Comptes – Sécurité

5.1 L’accès suppose l’acceptation des CGS et la vérification par le Client de l’adéquation de la Solution à ses besoins.

5.2 Compte Client : créé par le Client via le lien transmis par VivaTempo.

5.3 Comptes Établissements & Utilisateurs : créés et gérés par le Client (rôles/permissions). Identifiants personnels et confidentiels ; le Client veille à leur sécurité, signale tout accès non autorisé à support@vivatempo.fr.

5.4 Usage strictement interne au Client et à ses entités autorisées ; toute mise à disposition à des tiers non autorisés est interdite.

6. Description des Services

VivaTempo fournit :
a) hébergement de la Solution et des données ;
b) accès SaaS et licence d’usage limitée (art. 13) ;
c) maintenance corrective/évolutive et support (art. 9) ;
d) ateliers de paramétrage/formation selon Bon de Commande ;
e) interopérabilités raisonnables (exports, API, SSO) selon faisabilité (art. 8).

6.1 Fonctionnalités cœur (indicatif) Planification d’ateliers (soins supports, ETP, APA), convocations et listes, feuilles de présence, échelles/questionnaires et bilans, tableaux de bord, rapports d’activité, exports (données agrégées/anonymisées si configurées), journalisation/traçabilité. Le contenu (protocoles, items, textes) saisi par le Client relève de sa seule responsabilité.

7. Mise à disposition – Déploiement – Réception

Les Services sont réputés livrés à l’ouverture du Compte Client. Des ateliers peuvent être planifiés (inclus selon devis). Le Client participe activement et fournit les informations nécessaires. À l’issue, le Client dispose de 7 jours pour tester et 15 jours pour émettre des réserves écrites et documentées. À défaut ou en cas d’usage effectif, la réception est réputée acquise.

8. Interopérabilité / Intégrations

Connecteurs standard (exports, SSO, calendriers) inclus selon périmètre. Toute intégration spécifique (vers un tiers non standard) fait l’objet d’un devis (spécifications, délais, recette). VivaTempo n’est pas responsable des défaillances/évolutions des logiciels tiers ; les correctifs liés à ces tiers peuvent nécessiter un devis complémentaire.

9. Maintenance et support

9.1 Corrective (délais cibles après diagnostic) : Anomalie critique (indisponibilité totale) : action sous 24 h ouvrées ; majeure (fonction essentielle) : sous 2 Jours Ouvrés ; mineure : sous 15 Jours Ouvrés. Si pertinent, contournement sous 1 Jour Ouvré dans l’attente du correctif. Signalement documenté via la messagerie in-app ou support@vivatempo.fr.

9.2 Évolutive : mises à jour mineures automatiques et régulières. Certaines évolutions majeures peuvent être optionnelles et facturées. Seule la dernière version est maintenue.

9.3 Support : du lundi au vendredi, 9h–18h (heure de Paris), via messagerie in-app ou support@vivatempo.fr.

10. Hébergement, disponibilité et sécurité – Certification HDS

10.1 Hébergement certifié HDS
Les Données de Santé confiées dans le cadre des Services sont hébergées chez un prestataire certifié HDS au sens de l’article L.1111-8 du Code de la santé publique et du référentiel de l’Agence du Numérique en Santé (ANS). L’infrastructure (UE) assure : sécurisation physique et logique, segmentation réseau, sauvegardes quotidiennes, journalisation/traçabilité, contrôles d’accès, PRA/PCA adaptés.

10.2 Disponibilité
Objectif de disponibilité de la Solution 99 % en moyenne (hors maintenances planifiées et force majeure). Maintenance principalement hors heures ouvrées ; en cas de nécessité en heures ouvrées, information ≥ 24 h à l’avance (sauf urgence).

10.3 Sécurité partagée
VivaTempo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Le Client demeure responsable de la sécurité de son SI local (postes, MFA/SSO, annuaires, connexions) et de son accès Internet.

11. Communications de service

Le Client et ses Utilisateurs peuvent recevoir des communications liées au Service (mises à jour, bonnes pratiques, invitations). Désinscription possible pour les messages non essentiels.

12. Conditions financières

12.1 Prix & Facturation : selon Bon de Commande, en euros HT. Facturation à échoir par période (mensuelle/annuelle). Première facture à l’ouverture du Compte Client (sauf stipulation contraire).

12.2 Paiement : prélèvement SEPA ou virement accepté.

12.3 Révision annuelle : VivaTempo peut ajuster ses tarifs une fois par an avec notification préalable ; en cas de désaccord, le Client peut ne pas reconduire à l’échéance suivante (art. 4 & 20).

12.4 Retard : après mise en demeure infructueuse sous 15 jours : intérêts (3× taux légal) + 40 € d’indemnité forfaitaire ; possible suspension des Services jusqu’à complet paiement ; résiliation pour manquement (art. 20).

13. Propriété intellectuelle – Licence

13.1 Titularité : la Solution, ses éléments (code, interfaces, docs, marques) et évolutions restent la propriété de VivaTempo et/ou de ses concédants.

13.2 Licence : non exclusive, non cessible, limitée aux besoins internes du Client et au périmètre commandé, pour la durée du Contrat. Interdits : décompilation (hors cas légaux), rétro-ingénierie, modification, diffusion, sous-licence, accès non autorisé.

13.3 Données du Client : restent sa propriété. Le Client accorde à VivaTempo une licence d’usage strictement nécessaire à l’exécution des Services.

13.4 Contrôle de périmètre : VivaTempo peut vérifier le respect des licences (préavis 5 Jours Ouvrés). En cas de dépassement, régularisation au tarif en vigueur (éventuelle indemnité) et frais de contrôle.

14. Données personnelles & Données de santé (RGPD)

14.1 Rôles : le Client est Responsable de traitement ; VivaTempo agit en Sous-traitant. Un DPA (accord de sous-traitance) annexé précise finalités, catégories de données, mesures de sécurité, sous-traitants ultérieurs et modalités d’audit.

14.2 Engagements de VivaTempo : traiter sur instruction documentée ; garantir confidentialité/intégrité/disponibilité ; aider le Client (droits des personnes, DPIA) ; notifier toute violation de données dans les meilleurs délais ; encadrer tout transfert hors UE par CCT et mesures complémentaires ; assurer la réversibilité/suppression en fin de contrat (sous réserve d’obligations légales).

14.3 Engagements du Client : licéité des traitements, information des personnes (art. 13/14 RGPD), base légale, minimisation, paramétrages, contrôle des accès, conservation, réponse aux droits, et supervision raisonnable (audits).

14.4 Localisation : traitement et hébergement dans l’Union européenne, chez un hébergeur certifié HDS.

15. Obligations du Client

Le Client : (i) utilise la Solution conformément à sa finalité et aux lois applicables ; (ii) paramètre les rôles/permissions et garantit l’exactitude des données ; (iii) coopère (ateliers, recette, support) ; (iv) s’assure des droits sur les contenus importés ; (v) s’abstient de tout usage frauduleux/illicite. Le Client garantit et indemnise VivaTempo contre tout recours lié à un usage non conforme ou illicite des Services.

16. Obligations et responsabilité de VivaTempo

VivaTempo exécute les Services avec diligence, au titre d’une obligation de moyens. VivaTempo n’intervient pas sur les contenus métiers du Client (protocoles, résultats, décisions). La responsabilité de VivaTempo est limitée aux dommages directs et prévisibles prouvés, résultant d’un manquement établi. Sont exclus : pertes d’exploitation, de bénéfice, d’image, de données (hors reconstitution à partir de la dernière sauvegarde disponible), manque à gagner, préjudices indirects/consécutifs, réclamations de tiers. Plafond : le total des sommes payées par le Client au titre des 6 derniers mois précédant le premier fait générateur. Réclamation à formuler sous 1 mois à compter du dommage et au plus tard dans l’année du fait générateur.

17. Confidentialité

Les informations et documents non publics échangés entre les Parties sont confidentiels pendant le Contrat et 3 ans après sa fin (sauf information préexistante, publique, reçue licitement d’un tiers, ou exigence légale/judiciaire).

18. Prestataires / Sous-traitants

VivaTempo peut confier tout ou partie des Services à des prestataires/sous-traitants (dont HDS), en demeurant seule responsable vis-à-vis du Client.

19. Références commerciales

Sauf opposition écrite du Client, VivaTempo peut citer nom et logo du Client comme référence (site, présentations, événements) pendant le Contrat et 3 ans après.

20. Résiliation

20.1 Pour convenance : par formulaire ou email à resiliation@vivatempo.fr, en respectant le préavis applicable (art. 4).

20.2 Pour manquement : notification par écrit ; si non-remédié sous 15 Jours Ouvrés, résiliation de plein droit. En cas de manquement grave (atteinte à la PI/confidentialité, fraude, usages illicites), résiliation immédiate possible par VivaTempo. Les sommes échues restent dues et non remboursables.

21. Fin de contrat – Réversibilité – Conservation

21.1 Export : sur demande, VivaTempo fournit un export lisible des données (CSV/XLSX/équivalent). La prestation peut être facturée selon volumétrie/complexité.

21.2 Conservation/Suppression : sauf demande d’effacement, conservation possible jusqu’à 3 ans après cessation effective (preuve/compliance), puis suppression sécurisée.

22. Évolution des CGS

VivaTempo peut mettre à jour les CGS ; information par email avec date d’effet. En cas de désaccord, le Client peut ne pas reconduire à l’échéance suivante.

23. Force majeure >

Suspension des obligations pendant l’événement. Si la force majeure dure > 3 mois, chaque Partie peut résilier sans indemnité.

24. Non-sollicitation >

Pendant le Contrat et 12 mois après, aucune Partie ne recrute un collaborateur de l’autre ayant travaillé sur le Contrat. Indemnité : 12 mois de salaire brut chargé + frais de recrutement.

25. Cession – Assurance – Loi – Juridiction

25.1 Cession : le Client ne peut céder le Contrat sans accord écrit de VivaTempo ; VivaTempo peut le transférer au sein de son groupe.

25.2 Assurance : VivaTempo maintient une RC Pro adaptée à ses activités SaaS. Le Client s’assure pour ses risques propres (incl. perte d’exploitation).

25.3 Loi/Juridiction : droit français. À défaut d’accord amiable, Tribunal de commerce de Paris compétent (sous réserve des règles impératives applicables).

26. Élection de domicile – Contacts

Élection de domicile aux adresses figurant au Bon de Commande. Support : support@vivatempo.fr — DPO : privacy@vivatempo.fr — Résiliation : resiliation@vivatempo.fr

ANNEXE – DPA (Accord de sous-traitance RGPD simplifié)

1. Rôle des Parties et finalités

Dans le cadre de l’exécution des Services, le Client agit en qualité de Responsable de traitement et VivaTempo en qualité de Sous-traitant. Le traitement a pour finalités la planification, la réalisation et l’évaluation d’activités de soins supports, d’ETP et d’APA, la gestion des invitations et présences, la production de bilans et tableaux de bord, ainsi que l’export des données dans des formats lisibles.

2. Catégories de données et personnes concernées

Les données traitées peuvent inclure des données d’identification et de contact des patients/participants et des intervenants, des données organisationnelles relatives aux activités, ainsi que, selon les paramétrages retenus par le Client, des Données de santé issues de questionnaires, échelles et bilans. Sont concernés : patients ou participants, professionnels impliqués et personnels administratifs habilités.

3. Instructions et licéité

VivaTempo ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Le Client détermine les bases légales applicables, informe les personnes concernées conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, et s’assure de la licéité, de la minimisation et de la proportionnalité des traitements.

4. Sécurité et hébergement

VivaTempo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données, incluant notamment l’hébergement par un prestataire certifié HDS situé au sein de l’Union européenne, la gestion des habilitations selon le principe du moindre privilège, la journalisation et la traçabilité des accès, des sauvegardes régulières et des dispositifs de continuité et de reprise d’activité. Lorsque cela est pertinent, des mécanismes de chiffrement en transit et/ou au repos sont mis en place.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise VivaTempo à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour l’exécution des Services. VivaTempo impose à ces sous-traitants des obligations équivalentes à celles prévues au présent DPA et demeure pleinement responsable à leur égard. Le Client est informé de tout changement significatif concernant ces sous-traitants et peut formuler une objection raisonnable dans un délai de dix (10) jours calendaires.

6. Droits des personnes

VivaTempo assiste le Client pour lui permettre de répondre, dans les délais légaux, aux demandes d’exercice des droits reconnus par le RGPD (accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité), dans la mesure où ces demandes portent sur des traitements réalisés au titre des Services.

7. Violations de données

VivaTempo notifie au Client toute violation de données à caractère personnel relative aux Services dans les meilleurs délais après en avoir eu connaissance et lui communique les informations disponibles utiles à l’évaluation de l’incident et, le cas échéant, aux notifications prévues aux articles 33 et 34 du RGPD.

8. Localisation et transferts

Les traitements sont effectués et les données sont hébergées au sein de l’Union européenne. Si des transferts de données hors de l’UE/EEE s’avéraient nécessaires pour l’exécution des Services, ceux-ci seraient encadrés par des clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par des mesures complémentaires assurant un niveau de protection substantiellement équivalent, après information préalable du Client et documentation des garanties mises en œuvre.

9. Réversibilité, conservation et suppression

À la fin du contrat, et sur instruction du Client, VivaTempo procède à la réversibilité des données via un export lisible dans un format standard, puis à la suppression ou à la restitution des données restantes, sous réserve des exigences légales de conservation. La prestation de réversibilité peut être facturée en fonction de la volumétrie et de la complexité des opérations.

10. Audits

Sous réserve d’un préavis de trente (30) jours, d’un périmètre raisonnable et de l’absence de conflit d’intérêts (absence de concurrent direct), le Client peut diligenter, à ses frais, un audit par an portant sur le respect des obligations du présent DPA. Les modalités pratiques sont définies de bonne foi afin de préserver la sécurité et la confidentialité de l’infrastructure.