FAQ
VivaTempo

Quelles sont les étapes de la mise en place ?
Vous nous contactez, on se cale un rendez-vous, on remplit ensemble le formulaire de paramétrage du site, on vous présente la solution en 15/20 minutes – et les quelques très brefs tutos pour les 4 actions clés qui seront votre mémoire – et c’est parti !

Quels rôles utilisateurs existent et que peuvent-ils faire ?
Il y a deux fonctions et statuts :
▪ « Administrateur » qui permet de créer un atelier, le programmer et définir la liste définitive des inscrits et gérer les questionnaires de satisfaction ;
▪ « Co-gestionnaire » qui permet uniquement de proposer l’inscription d’un patient à un atelier.

Peut-on migrer des données existantes (participants, ateliers, questionnaires) ?
Vous pouvez importer des fichiers de données (annuaire patients et intervenants essentiellement). Vous pouvez aussi les exporter.

Peut-on gérer les invitations/convocations et les listes de présence automatiquement ?
Oui. Les invitations et relances d’invitation (avant l’inscription) ainsi que les confirmations d’inscription et rappels (après l’inscription) sont envoyés automatiquement après que vous ayez effectué votre pré-sélection des patients que vous souhaitez cibler.

Quelles échelles/questionnaires d’évaluation sont disponibles ?
13 questions simples avec des évaluations de 1 à 5 et des commentaires pour bien comprendre l’état d’esprit et les besoins du patient.

Peut-on créer des formulaires personnalisés ?
Des emails standards sont à votre disposition. Vous pouvez les modifier.

Comment suivre les indicateurs (adhésion, assiduité, progression, scores avant/après) ?
Le tableau de bord vous permet de consulter ces données par atelier ou par patient.

Peut-on planifier des ateliers récurrents et gérer les remplacements d’intervenants ?
Oui. A la création d’un atelier, il est possible de programmer plusieurs séances sur l’année en choisissant autant de dates que vous voulez dans l’agenda. Si besoin, les noms des intervenants peuvent être modifiés.

Comment exporter les bilans/rapports d’activité ?
L’export est très simple et très rapide sous les différents formats (CSV, XLSV et PDF).

Peut-on envoyer des rappels par email/SMS ?
Oui. Par email ou par SMS, au choix, en fonction des données patient(e) dont vous disposez.

Peut-on configurer des messages types ?
Oui.

Comment personnaliser les modèles et les signatures d’envoi ?
Les modèles de référence pour les invitations, les confirmations d’invitation, les rappels peuvent être modifiés. Vous pouvez intégrer votre signature aux envois.

Les notifications sont-elles traçables ?
Oui. Via un historique par patient et votre journal des envois.

Peut-on cibler des groupes de patients dans mon annuaire patients pour une communication ?
Oui. L’annuaire patients permet de trier par service médical.

Tous les navigateurs et versions sont-ils supportés ?
Oui. Toutes les dernières versions des navigateurs permettent d'accéder à la ressource.

L’outil fonctionne-t-il sur poste hospitalier, tablette, smartphone ?

L’accessibilité est-elle prise en compte pour les utilisateurs en situation de handicap ?
Oui, nous respectons les normes RGAA et WCAG.

L’hébergeur est-il certifié HDS ?
Les données sont hébergées sur une plateforme certifiée HDS au sens de l’article L.1111- 8 du Code de la santé publique et du référentiel de l’Agence du Numérique en Santé (ANS).

Les données sortent-elles de l’UE/EEE ?
Non, les données sont hébergées en France.

Comment répondre aux demandes des personnes concernant leurs données de santé ?
Toute demande concernant les données du patient ou les données générées par la solution (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité) est traitée conformément aux normes RGPD.

Comment gérez-vous le consentement ?
Chaque patient invité doit à la réception de son premier mail d’invitation remplir le formulaire de consentement d’utilisation de ses données personnelles pour les invitations, la programmation des ateliers de soins de support et d’éducation thérapeutique des patients et leur suivi.

Quels sont vos horaires de support ?
De 8 h à 18 h, 5 jours sur 7 (les jours ouvrés).

Proposez-vous des tutoriels vidéo ?
Oui. Un tuto vidéo de 20 à 50 secondes pour chacune des 7 actions clés.

Y a-t-il un référent projet côté VivaTempo pendant le déploiement ?
Chaque nouveau client a un référent VivaTempo pour la mise en place de la solution et le suivi de ses usages.

Quel est le modèle tarifaire ?
L’abonnement ouvre un accès à tous les professionnels du service qui prend un abonnement.

Quelles sont les durées d’engagement et les conditions de reconduction/résiliation ?
L’abonnement est mensuel. Il n’y a pas de durée d’engagement. La reconduction est tacite pour une durée de 1 mois. Un préavis de 1 mois est demandé pour résilier son abonnement.

Quelles sont les modalités de facturation ?
Le paiement se fait en début de mois.

Comment récupérer l’ensemble des données en fin de contrat ?
Les exports de toutes les données sont possibles à tout moment et en particulier en fin de contrat,

Quels formats d’export proposez-vous ?
CSV, XLSX et PDF.